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Formation - Outlook - Messagerie et agenda

Communiquer et gérer son temps avec Outlook

  • Présentiel
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Durée
1 jour ( 7 heures)
activités à distance
Prix
380,00 €  HT
Référence
B120
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(Prix pour un groupe de 12 personnes max)
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Conçue pour vous aider à vous concentrer sur ce qui est important à l'aide d'un affichage clair des messages électroniques, des calendriers et des contacts, l'interface d'Outlook est à la fois séduisante et pratique. Les participants à cette formation apprendront en une journée à utiliser les principaux outils mis à leur disposition dans Outlook : la messagerie, les gestionnaires de tâches et de contacts et le calendrier.
Cette formation prépare à la certification TOSA - Outlook.
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Pour qui ?

A qui s'adresse cette formation ?

Pour qui

  • Toute personne qui souhaite apprendre à utiliser les différentes fonctions d'Outlook pour gagner en efficacité

Prérequis

Programme

Le programme

Avant la session
  • Un quiz de consolidation des pré-requis
En présentiel / A distance

1 - Prise en main de l'interface d'Outlook

  • Le mode Backstage (menu fichier)
  • Passer par le ruban
  • Réduire ou développer les différents volets (volet de navigation, de lecture, de personnes, barre des tâches)
  • Profiter de l'aperçu rapide du calendrier, des personnes, des tâches

2 - Communiquer grâce à sa messagerie

  • Rédiger et envoyer un message
  • Inclure des options au message à envoyer (importance, accusé de réception...)
  • Ajouter votre signature aux messages
  • Recevoir des pièces jointes : aperçu dans le message, ouverture ou enregistrement
  • Répondre aux messages reçus
  • Transférer un message reçu à un autre destinataire
  • Personnaliser la mise en forme d'un message avec les papiers à lettre

3 - Organiser sa boîte de réception de messages

  • Afficher un aperçu des messages reçus
  • Utiliser les commandes dans les listes de messages (repasser un message en non-lu, supprimer un message...)
  • Utiliser les catégories pour identifier les messages
  • Trier et regrouper ses messages
  • Classer des messages dans des dossiers
  • Créer et utiliser des dossiers personnels (archivage)
  • Automatiser le classement des messages reçus dans des dossiers
  • Prévenir ses correspondants de son absence
  • Autoriser un collègue à accéder à sa messagerie
  • Accéder à la boîte aux lettres d'un autre utilisateur

4 - Organiser la liste des personnes (contacts)

  • Ajouter un contact
  • Créer un groupe de contacts pour envoyer un message à plusieurs personnes
  • Sélectionner son affichage

5 - Utiliser le calendrier pour gérer son planning

  • Créer des rendez-vous, rendez-vous répétitifs et évènements
  • Les niveaux de détails d'affichage des rendez-vous
  • Naviguer d'un rendez-vous à un autre
  • Intégrer des tâches dans le calendrier
  • Partager son calendrier
  • Accéder à d'autres calendriers et superposer l'affichage des calendriers partagés
  • Planifier une réunion en invitant des participants
  • Consulter les disponibilités des participants invités à une réunion
  • Répondre à une demande de réunion

6 - Faciliter la gestion de vos tâches à réaliser

  • Créer des tâches à réaliser
  • Organiser des tâches à l'aide de catégories
  • Assigner une tâche à une personne

7 - Envoyer un message à partir d'une autre application

  • Envoyer un message à partir d'Excel ou de Word
Objectifs

Les objectifs de la formation

  • Savoir communiquer efficacement grâce à sa messagerie
  • Comprendre comment gagner du temps en organisant sa boîte aux lettres
  • Être capable d'automatiser la gestion des messages reçus
  • Savoir gérer son calendrier en intégrant ses rendez-vous et en organisant des réunions
  • Comprendre comment partager son calendrier et superposer des calendriers partagés
  • Maîtriser la gestion des contacts
  • Être en mesure d'organiser des tâches à l'aide de catégories
Evaluation

Evaluation

  • Pendant la formation, le formateur évalue la progression pédagogique des participants via des QCM, des mises en situation et des travaux pratiques. Les participants passent un test de positionnement avant et après la formation pour valider leurs compétences acquises.
Points forts

Les points forts de la formation

  • A travers divers exercices, les participants apprendront à utiliser Outlook pour : envoyer des messages à un ou plusieurs destinataires, insérer des pièces jointes, automatiser l'archivage des mails dans des dossiers, utiliser un carnet d'adresse, créer de nouveaux contacts... Ils seront également amenés à planifier une réunion et à y convier plusieurs participants.
  • Les trucs et astuces pour tirer le meilleur parti de la solution dans un contexte professionnel.
  • Un support de cours numérique est remis à chaque participant.
  • Cette formation préparant à la certification "TOSA Outlook" est éligible au CPF (335174). Connectez-vous sur www.moncompteformation.gouv.fr
  • 100% des participants à cette formation se sont déclarés satisfaits ou très satisfaits au cours des 12 derniers mois.

Qualité des formations

ib Cegos est certifié Iso 9001 et Qualiopi.

Financement

Les solutions de financement

Cette formation préparant à la certification "TOSA Outlook" est éligible au CPF (335174). Connectez-vous sur www.moncompteformation.gouv.fr

Dates et villes

Mise à jour le 19/04/2024
  • 380,00 € HT
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    Paris
    Tour Atlantique / 1 place de la Pyramide La Défense 9
    92800 Puteaux
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    Lille
    Immeuble Le Corbusier 19, avenue Le Corbusier
    59000 Lille
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    Lyon
    Le 6ème Sens 186, avenue Thiers
    69465 Lyon Cedex 06
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    Rennes
    ZAC de Saint Sulpice / Immeuble Osiris II 12J, rue du Patis Tatelin
    35000 Rennes
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    Nantes
    Immeuble Atalante 2 / Zac du Moulin Neuf 2, impasse Augustin Fresnel
    44800 St Herblain
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    Parc d'Activités Technologiques de la Vatine / Bâtiment Red Cow - 2ème étage 2 ter rue Georges Charpak
    76130 Mont St Aignan
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    Tour Atlantique / 1 place de la Pyramide La Défense 9
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    Aix en Provence
    Pôle d'activités d'Aix-en-Provence / Espace Cezanne 2ème étage 135, rue André Ampère
    13290 Aix-en-Provence
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    Sophia Antipolis
    400 avenue Roumanille BP309 - Sophia Antipolis
    06410 Biot
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    Strasbourg
    Immeuble l'Avancée 26C, Bd du Président Wilson
    67000 Strasbourg
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    Le 6ème Sens 186, avenue Thiers
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    Bordeaux
    9 rue de Condé
    33000 Bordeaux
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    Immeuble Le Corbusier 19, avenue Le Corbusier
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    Toulouse
    Immeuble TEA / Innoparc A 41 Rue de la Découverte, CS 37621
    31675 Labège Cedex
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