Formation - Externalisation et sous-traitance informatique

1 - Analyser l'opportunité de recourir à des prestataires

• Les enjeux, les avantages et les risques de la démarche
• Les méthodes : externalisation, sous-traitance, outsourcing
• Les types d'acteurs externes (infogérants, sous-traitant)
• Les types de projets concernés
• Les référentiels eSCM, Cobit

2 - Les étapes et outils de sélection de prestataires

• Les acteurs et leurs responsabilités respectives
• Définir et bien clarifier le type de prestation attendue (objectifs, besoins, contraintes)
• Phase 1 : le cadrage : - L'étude de marché des prestataires - La rédaction du cahier des charges -L'organisation de l'appel d'offres - Rappel du code des marchés publics en Informatique - Les pièges à éviter lors de la consultation - Comment anticiper les difficultés lors de l'exécution de la prestation ?
• Phase 2 : la consultation : - Construire le cahier des charges, connaître les rubriques indispensables - Quels prestataires mettre en concurrence et comment ? - Le déroulement de bout en bout d'un appel d'offres - Comment bien élaborer sa short list ?
• Phase 3 : la sélection : - Établir les critères de choix pertinents du prestataire et leur pondération
• Phase 4 : La contractualisation : - Organiser et planifier cette activité (matrice RACI des parties prenantes) - Définir les livrables contractuels par ordre de priorité (PAQ, convention de service ...) - Négocier les termes du contrat et des clauses spécifiques

3 - L'exécution de la mission du prestataire externe

• Les processus à dérouler pour produire les livrables attendus
• Les outils et les modalités de réception des prestations de services (protocole de validation et de recette, procès-verbal, ...)
• L'organisation de l'activité globale (côté client et prestataire)
• Les outils à mettre en oeuvre
• Les spécificités du management transversal : coopération, coordination, relationnel

4 - Le pilotage du prestataire externe

• Suivre la qualité de service à l'aide d'indicateurs
• Les instances de pilotage : acteurs et outils
• La communication et le circuit de prise de décision
• Le pilotage contractuel : suivre le contrat
• Le pilotage budgétaire/financier : anticiper, suivre et valider
• Le pilotage des délais : mesurer l'avancement
• Le pilotage qualité : évaluer la conformité
• Le pilotage des risques : définir et suivre les risques
• Le pilotage des évolutions et des modifications
• Le pilotage des Ressources Humaines : quand cela est possible !
• Préserver l'économie du contrat
• S'améliorer ensemble : le plan d'action de progrès

5 - Anticiper et gérer les crises

• Les basiques de la gestion de crise
• La prévention et les leviers de négociation

6 - La clôture du contrat

• Les responsabilités du prestataire et du donneur d'ordre
• Préparer et organiser la fin de la prestation et/ou de la réversibilité
• Solder les attentes de chacune des parties
• Clôturer la prestation et libérer les ressources
• Garantir la continuité dans le temps
• Le bilan du projet et l'évaluation du prestataire