Formation - Acteur projet

• Un vidéocast : "La communication, première compétence du chef de projets"

1 - Introduction

• Identifier les rôles et responsabilités dans les projets
• Les différents types d’acteurs dans le projet (équipe projet, commanditaires, direction générale, métier, sponsor, contributeurs ...)
• Identifier les rôles opérationnels et décisionnels du projet (pilotage, projet, ...)
• Comprendre la mission de contributeur au projet et sa place dans le projet
• Définir le rôle et le positionnement du pilote de projet (particularités du management transversal et autres types de management) ; positionnement, missions, rôle et fonction
Atelier

(Prise en main de l’étude de cas fil-rouge) : cartographie des parties prenantes et rédaction de la lettre de mission du Chef de Projet

2 - Organiser et piloter une équipe projet

• Constituer l’équipe projet ; dynamique d’équipe, implication et vision commune
• Définir les rôles, les responsabilités et les compétences requises, ainsi que les relations d'autorité au sein du projet
• Exploiter l'organigramme des tâches du projet (PBS, WBS, OBS-RBS) pour affecter les ressources selon la matrice RACI
• Réaliser les calendriers d'acquisition et de désengagement des ressources et de monter en compétence
• Co-définir les règles de fonctionnement et de communication de l'équipe en particulier sur la phase d’exécution du projet
• Organiser sa disponibilité pour pouvoir répondre aux sollicitations de l’équipe
• Renforcer l’appartenance, la confiance et la cohésion (délégation, baromètre d’équipe, activités de partage, rituels...)
• Penser flexibilité et amélioration continue : l’approche agile et le management visuel
Atelier

Création et animation d’une réunion de lancement de la phase de réalisation

3 - Savoir communiquer dans le projet

• Les clés essentielles pour une communication efficace ; synchronisation et écoute active
• Identifier les freins d’une communication constructive
• Choisir les bons canaux en fonction du message et de son interlocuteur
• Adopter un comportement assertif et empathique en toute circonstance
• Exprimer une critique constructive par un langage positif : pratique de la reconnaissance
• Recadrer avec habileté via le feedback "sandwichs" et dans l’intérêt du projet
• Particularité de la communication en distanciel : les bons canaux et moyens
• Travailler sa prise de parole en public en appui sur son leadership
Atelier

Animer une réunion de changement de périmètre et de réaffectation de tâches

4 - Gérer les relations et la communication avec les parties prenantes

• Comprendre les besoins, objectifs, adhésion et résistance de chaque partie prenante afin d’adapter sa communication
• Faire un plan de communication efficace répondant aux objectifs de la gouvernance
• Définir un plan d’information, se servir des indicateurs pour l’arbitrage, les décisions de pilotage
• L’animation des réunions dont la gouvernance ; préparation des messages clés, les supports visuels et documents, sécuriser la logistique, le suivi, les minutes meeting, ...
• Faciliter l’expression des individus, du groupe selon les positions
• Obtenir l’adhésion sur les dispositions prises au cours de réunion
Atelier

Animer un comité de pilotage dans un contexte de tension sur les délais du projet

5 - Identifier et gérer les désaccords

• Identifier les sources de désaccords, mobiliser, impliquer et accompagner pour prévenir les désaccords
• Transformer en opportunité les désaccords par l’intelligence collective
• S’approprier les outils de résolution de problèmes (QQOQCPC, analyse de criticité, Ishikawa,arbre des causes)
• Rechercher des solutions avec un brainstorming en Co-Dev et classer les idées selon une matrice impact/faisabilité
• Gérer les contributions de l’équipe, obtenir le consensus et l’adhésion
Atelier

Animer une réunion de résolution de problèmes

6 - Accompagner le changement

• Évaluer les changements qu'implique le projet
• Identifier les étapes du changement et leur impact sur les parties prenantes et les acteurs concernés ; courbe du deuil
• Exploiter les termes de référence de la communication pour planifier l’accompagnement
• Opérer le plan d’accompagnement dont les aspects "coaching et formation"
• Suivre l’efficacité du plan d’accompagnement en synchronisation avec le planning du projet

• Deux vidéocasts : "Transmettre la vision du commanditaire à l’équipe projet" et "Management de projets : mobiliser les acteurs"