Formation - Etat de l'art de la gestion électronique de documents (GED)

1 - Le concept de "Gestion Electronique de Documents"

• Qu'est-ce qu'une Gestion Electronique de Document ? - définitions et périmètres
• Comprendre ce qu'est un "Document" : - utilité de cette notion par rapport à la "donnée" - Définition de ce qu'est un "document"
• Utiliser une GED pour rechercher des documents : - Une GED, pourquoi faire ? - principe général de fonctionnement

2 - Les enjeux d'une GED

• La prépondérance actuelle des documents au format électronique
• Les conséquences d'une gestion documentaire non maitrisée : - les pertes de temps - les pertes de compétitivité - les risques d'erreur
• Les exigences opérationnelles de productivité de l'information : - la masse d'information disponible au public comme aux organisations - les temps passés à "chercher" des documents

3 - Les modalités d'exploitation

• Les différentes opérations liées à une GED : - versement - indexation - plan de classement  (Thesaurus) - analyse des contenus - les différents types de recherche
• Comprendre la recherche plein texte : - le fonctionnement - les différents usages de recherche plein texte (les recherches booléennes, les recherches par éléments de texte,....)
• Comprendre la recherche indexée : - la recherche indexée simple - la recherche avancée multi-index
• Connaitre les rôles combinés de « Recherche Indexée » et « Recherche Plein texte »

4 - Les principes de fonctionnement d'une GED

• Découvrir le cycle de vie du document
• Le rôle d'une GED dans le cycle de vie du document
• L'écosystème optimal d'une GED et les différents composants qui l'entourent : - dématérialisation - Reconnaissance Automatique de Documents (RAD) - Lecture Automatique de Documents (LAD) - Workflows
• Les automatisations possibles : - assistance à l'indexation - circulation des documents

5 - Les types de gains qu'une GED apporte à l'organisation

• Connaître les avantages pour les utilisateurs
• Les gains pour l'entité : - les gains capturables - les gains de productivité - les gains de performance commerciale - les réductions de risque - la satisfaction des collaborateurs

6 - La GED et la Dématérialisation

• Connaître les éléments clé de la dématérialisation : - les notions de "numérisation" de papier et la "Dématérialisation des processus"
• Comprendre la complémentarité GED / Dématérialisation
• Savoir dans quels cas GED et Dématérialisation sont dissociables : - différents types d'applications de GED
• Placer la dématérialisation dans le cycle de vie du document

7 - La Signature électronique

• Description de la signature électronique
• L'usage de la signature électronique dans les applications de GED
• Les enjeux juridiques d'une GED et de la signature électronique
• Les prochaines échéances de juillet 2016 sur le règlement européen sur la confiance numérique :- les conséquences pour les établissements exploitant des GED

8 - La GED et l'archivage électronique

• Comprendre ce qu'est l'archivage
• Préciser les différences entre l'archivage électronique et physique : - les enjeux respectifs
• Les différences et complémentarités entre GED et Archivage électronique
• L'état de l'art juridique et normatif de l'archivage numérique : la norme NF Z 42 013

9 - Les points sensibles d'une GED

• Les droits d'accès : - le fonctionnement des droits d'accès aux documents - les bénéfices d'une bonne gestion des droits d'accès
• La gestion des utilisateurs : - les bonnes pratiques
• Le versement en GED de documents en grand nombre : - l'importation de documents extérieurs - le versement de documents internes
• La définition de la typologie des documents : - la criticité de cette étape - la méthodologie
• L'accès à distance : - les bénéfices - les risques et contraintes
• La confidentialité : - les modalités opérationnelles
• La notion de "statut" du document : - les statuts possibles du document - les avantages d'utiliser des statuts pertinents
• Le "versionning" et son intégration dans le cycle de vie : - la gestion des versions d'un document - les différentes possibilités

10 - Les modalités d'exploitation

• La procédure de versement, point clé de la pérennité du système
• Les ressources nécessaires pour exploiter une GED efficacement

11 - La GED, au service de l'organisation professionnelle

• Aborder une approche méthodologique de mise en oeuvre d'une GED
• Les facteurs clé de succès d'une GED dans le long terme
• Les risques et points de vigilance de la mise en oeuvre et de l'exploitation d'une GED

12 - Différents exemple de GED

• Les variantes de GED (ECM : Gestion de Contenu ; DAM : Digital Asset Management,...)
• Citation de quelques outils courants du marché (Documentum, Filenet, SharePoint, Kentika, Cincom ECM, ...)