Vous êtes ici : Accueil > Formation informatique > Métiers > Notaires

Fantom Tag

Formation - Gérer une data room électronique avec l'espacenotarial.com

Administrer les data rooms électroniques au sein de l'espace notarial

  • Présentiel ou classe à distance
  • Fondamental
Intra
Dans vos locaux ou à distance
Durée
1 jour ( 7 heures)
Forfait intra - En savoir plus
2 050,00€ HT
Prix pour un groupe de 12 personnes max
Référence
EN002
Demander un devis
Formation à la demande
Cette thématique vous intéresse ?
Nos experts conçoivent votre formation
sur-mesure !
Nous contacter
La formation "Gérer une Data Room électronique avec l'EspaceNotarial.com" est essentielle pour les professionnels du notariat souhaitant optimiser la gestion des documents dans un environnement numérique sécurisé. Ce programme forme les participants à utiliser efficacement la plateforme pour organiser , partager et protéger des documents sensibles .
Les apprenants acquièrent des compétences clés pour garantir la conformité légale et la sécurité des données , un atout indispensable lors de transactions immobilières ou autres projets complexes. En investissant dans cette formation, les professionnels du secteur notarial améliorent leur efficacité opérationnelle et renforcent la collaboration, tout en assurant la confidentialité des informations.
Lire la suite
Pour qui ?

A qui s'adresse cette formation ?

Pour qui

  • Tout administrateur de l'application

Prérequis

Programme

Le programme

1 - Rappels sur l'application espacenotarial.com

  • Les différents rôles (client, collaborateur de l'étude, administrateur)
  • Gestion des logins et mot de passe dans l'espace notarial
  • Présentation des espaces clients et des différents types de dossiers

2 - Mettre en place une data room électronique

  • Créer et modifier un espace client
  • Gérer l'annuaire des clients
  • Créer, dupliquer, modifier et supprimer une data room électronique
  • Opter pour le mode confidentiel ou le mode partagé
  • Accorder l'accès au dossier aux utilisateurs
  • Gérer les groupes : acquéreurs, vendeurs

3 - Gérer le contenu de la data room électronique

  • Créer, modifier, déplacer et supprimer des sous-dossiers
  • Publier, déplacer et modifier des documents dans un dossier
  • Récupérer des éléments supprimés par un utilisateur
  • Supprimer définitivement un élément par l'administrateur
  • Limiter le nombre de questions autorisées
  • Modérer les questions/réponses au sein d'un dossier

4 - Les accès restreints

  • Activer l'accès restreint aux dossiers d'une data room
  • Indiquer les utilisateurs qui seront en accès restreints
  • Ouvrir un dossier à tous les membres

5 - Chargement automatisé des data rooms électroniques

  • Utiliser l'utilitaire StructMaker pour créer un fichier de structure
  • Comprendre la structure d'un fichier de structure
  • Charger automatiquement des sous-dossiers et des documents dans une data room
  • Exportation du fichier de structure d'un dossier existant
  • Restaurer un dossier
  • Conseils et bonnes pratiques relatifs au téléchargement de dossier

6 - Exporter un dossier

  • Autoriser un client à télécharger tout un dossier
  • Consulter les exportations effectuées par les clients
  • Exportation pour l'étude d'un dossier clôturé

7 - Analyser les statistiques

  • Accès aux informations de facturation et de consultations
  • Affichage des statistiques sur les connexions
  • Consulter la liste des téléchargements

Evaluation

  • Pendant la formation, le formateur évalue la progression pédagogique des participants via des QCM, des mises en situation et des travaux pratiques. Les participants passent un test de positionnement avant et après la formation pour valider leurs compétences acquises.
Objectifs

Les objectifs de la formation

  • Savoir créer et paramétrer des data rooms électroniques
  • Maîtriser l'accès des utilisateurs aux dossiers et la gestion des groupes
  • Savoir limiter l'accès des utilisateurs à une partie des dossiers
  • Charger le contenu de sa data room de son ordinateur vers l'espace notarial
  • Sauvegarder et restaurer un dossier dans son intégralité
  • Connaître les bonnes pratiques d'utilisation de l'outil
Evaluation

Evaluation

  • Pendant la formation, le formateur évalue la progression pédagogique des participants via des QCM, des mises en situation et des travaux pratiques. Les participants passent un test de positionnement avant et après la formation pour valider leurs compétences acquises.
Points forts

Les points forts de la formation

  • Une mise en application immédiate des concepts abordés qui en favorise leur assimilation et l'ancrage dans la durée.
  • Une pédagogie basée sur la pratique intensive qui garantit l'adhésion des apprenants à la formation.

Qualité des formations

ib Cegos est certifié Iso 9001 et Qualiopi.

En savoir plus

Formation - Gérer une data room électronique avec l'espacenotarial.com