Formation - Gérer une data room électronique avec l'espacenotarial.com

1 - Rappels sur l'application espacenotarial.com

• Les différents rôles (client, collaborateur de l'étude, administrateur)
• Gestion des logins et mot de passe dans l'espace notarial
• Présentation des espaces clients et des différents types de dossiers

2 - Mettre en place une data room électronique

• Créer et modifier un espace client
• Gérer l'annuaire des clients
• Créer, dupliquer, modifier et supprimer une data room électronique
• Opter pour le mode confidentiel ou le mode partagé
• Accorder l'accès au dossier aux utilisateurs
• Gérer les groupes : acquéreurs, vendeurs

3 - Gérer le contenu de la data room électronique

• Créer, modifier, déplacer et supprimer des sous-dossiers
• Publier, déplacer et modifier des documents dans un dossier
• Récupérer des éléments supprimés par un utilisateur
• Supprimer définitivement un élément par l'administrateur
• Limiter le nombre de questions autorisées
• Modérer les questions/réponses au sein d'un dossier

4 - Les accès restreints

• Activer l'accès restreint aux dossiers d'une data room
• Indiquer les utilisateurs qui seront en accès restreints
• Ouvrir un dossier à tous les membres

5 - Chargement automatisé des data rooms électroniques

• Utiliser l'utilitaire StructMaker pour créer un fichier de structure
• Comprendre la structure d'un fichier de structure
• Charger automatiquement des sous-dossiers et des documents dans une data room
• Exportation du fichier de structure d'un dossier existant
• Restaurer un dossier
• Conseils et bonnes pratiques relatifs au téléchargement de dossier

6 - Exporter un dossier

• Autoriser un client à télécharger tout un dossier
• Consulter les exportations effectuées par les clients
• Exportation pour l'étude d'un dossier clôturé

7 - Analyser les statistiques

• Accès aux informations de facturation et de consultations
• Affichage des statistiques sur les connexions
• Consulter la liste des téléchargements