Qualité des données dans le secteur public : Le rôle clé du Data Steward

Ce qu’il faut retenir

• Une obligation réglementaire : L’article L321-4 du CRPA définit la mise à disposition de données de qualité comme une mission de service public, ciblant spécifiquement neuf jeux de données de référence.
• Des seuils d'application précis : Les collectivités de moins de 3 500 habitants et les organismes comptant moins de 50 ETP ne sont pas soumis à ces obligations de publication.
• Un impact étendu par l'échange de données : Depuis 2022, la transmission automatisée entre administrations implique qu'une donnée erronée répercute ses effets sur l'ensemble des traitements dépendants.
• Des risques de sanctions effectifs : En décembre 2023, la CNIL a sanctionné une commune à hauteur de 5 000 euros assortis de 150 euros par jour de retard, illustrant la portée des contrôles réglementaires (les services de l'État bénéficiant d'un régime distinct).
• Un profil à forte technicité : La fiche métier officielle associe à ce poste des compétences précises en langages de programmation, gestion de bases de données et architectures Big Data.

Qu’est-ce qu’un Data Steward ?

Le Data Steward est le professionnel chargé d'organiser, de structurer et de vérifier les données au sein d'une organisation, garantissant leur exactitude en continu. Il assure la jonction entre les directions opérationnelles productrices d'informations et les services utilisateurs. Retrouvez son positionnement détaillé dans notre analyse comparative des métiers de la data.

Que fait un Data Steward sur les données dont une administration a la charge ?

Les interventions du Data Steward s'inscrivent dans un cadre légal strict défini par le Code des relations entre le public et l'administration (CRPA), qui dresse la liste des neuf jeux de données de référence et précise les seuils d'assujettissement des collectivités.

Quelles missions l’État confie-t-il à un Data Steward ?

Selon cette fiche métier officielle du secteur public, le Data Steward pilote la collecte, la structuration, le contrôle qualité et la gestion des habilitations d'accès aux données.

Ses missions couvrent l'intégration de flux d'informations variés, leur standardisation ainsi que leur qualification. Il s'assure de l'absence de doublons, de la précision du catalogage et du maintien des référentiels techniques.

Au-delà des contrôles ponctuels, le poste requiert la mise en place de dispositifs de détection automatisés et d'algorithmes de contrôle afin d'assurer un niveau de qualité constant dans le temps. Le Data Steward gère également la conformité des accès, dans le respect du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et des directives relatives à l'anonymisation.

En préparant des données fiables pour les analystes et en collaborant étroitement avec les ingénieurs data, il consolide l'ensemble de la chaîne de traitement de données.

Sur quelles données publiques son travail porte-t-il en priorité ?

Point réglementaire :

• L’article L321-4 du CRPA définit la mise à disposition des données de référence comme une mission de service public à la charge de l’État. Pour garantir leur réutilisation en toute confiance, ces données doivent respecter un niveau élevé de qualité et de fiabilité.
• L’article R321-5 du CRPA dresse la liste précise de ces neuf jeux de données de référence et désigne les organismes publics responsables de leur production et de leur tenue à jour.

Ces neuf bases constituent le socle d'information officiel partagé par l'ensemble des acteurs publics et privés. Si une donnée y est inexacte (comme une adresse erronée dans la Base Adresse Nationale), l'anomalie se répercute immédiatement dans tous les systèmes d'information connectés. C'est pourquoi le CRPA attribue une responsabilité directe aux administrations productrices quant à la fraîcheur et à l'exactitude de ces informations. Pour en savoir plus sur leur mise à disposition, découvrez notre article sur les enjeux de l’open data dans le secteur public.

Quelles administrations ont besoin d’un Data Steward, et à partir de quelle taille ?

L’obligation de publication en ligne (article L312-1-1 du CRPA) concerne les documents administratifs électroniques, les bases de données mises à jour régulièrement et les informations présentant un intérêt économique, social ou environnemental majeur.

Le texte prévoit deux critères d'exonération cumulatifs : les collectivités territoriales de moins de 3 500 habitants d'une part (loi), et les organismes employant moins de 50 agents ou salariés en équivalents temps plein d'autre part (article D312-1-1-1).

Ainsi, une commune de 3 000 habitants n'est pas soumise à cette obligation, tandis qu'une structure de 20 000 habitants comptant 60 agents y est pleinement assujettie.

Comment le Data Steward protège-t-il la fiabilité des données échangées entre les administrations ?

Outre les données de référence publiées en open data, les informations transmises directement entre administrations dans le cadre de la simplification des démarches exigent une rigueur équivalente.

Pourquoi une donnée fausse ne reste-t-elle jamais dans une seule administration ?

En application du principe "Dites-le-nous une fois", les administrations interrogent directement les SI partenaires pour obtenir les pièces justificatives d'un usager, évitant à ce dernier de les fournir à nouveau.

L’article L113-12 du CRPA, renforcé par la loi du 21 février 2022, dispense l'usager de produire des informations déjà détenues par une administration participante au système d'échange.

Si ce mécanisme simplifie les démarches, il supprime également le contrôle manuel effectué autrefois lors de la présentation physique des pièces. Une anomalie non détectée à la source se propage désormais de manière automatisée d'un système à l'autre.

Le contrôle de conformité doit par conséquent s'effectuer en amont, au niveau du système producteur, sous la responsabilité du Data Steward.

Quelles conséquences une donnée fausse produit-elle sur les droits d’un usager ?

Une erreur de saisie transmise d'un organisme à un autre peut entraîner des ruptures de droits importantes, comme la suspension injustifiée d'aides sociales. Le Défenseur des droits souligne ces difficultés dans son rapport sur la dématérialisation des services publics.

Les défaillances de transmission entre SI partenaires entraînent fréquemment des blocages administratifs complexes, dans lesquels les usagers peinent à faire valoir leurs droits face à des renvois de responsabilité inter-services.

Dès 2019, l'institution pointait le manque de procédures d'ajustement simples pour rectifier rapidement les erreurs de données véhiculées entre administrations.

Pour l'administration, ces dysfonctionnements se traduisent par une augmentation des réclamations, un alourdissement du contentieux et une dégradation de la relation usager.

Que risque une administration dont les données sont fausses ?

Le traitement inégal de situations similaires en raison d'informations erronées contrevient au principe d’égalité devant le service public, aux côtés des obligations de continuité et de neutralité.

Sur le plan juridique, l'article 5.1.d du RGPD impose l'exactitude des données collectées, tandis que l'article 16 garantit aux usagers un droit de rectification exécutoire que l'administration doit être en mesure d'appliquer sans délai.

L'article 20 de la loi du 6 janvier 1978 habilite la CNIL à prononcer des sanctions financières. Si les services de l'État bénéficient d'un régime particulier, les collectivités locales restent pleinement exposées. Par sa délibération SAN-2023-018 du 12 décembre 2023, la CNIL a ainsi infligé une amende de 5 000 euros assortie d'une astreinte journalière de 150 euros à une commune n'ayant pas mis en œuvre les mesures correctives demandées.

En matière de transparence administrative, les défauts de communication ou de publication relèvent du contrôle de la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA). La saisine de la CADA constitue une étape préalable obligatoire avant tout recours contentieux devant le juge administratif : en clarifiant les obligations de diffusion, ce contrôle incitatif contraint l'administration à formaliser sa gouvernance des données sous peine de sanctions juridiques ultérieures.

Quelle place le Data Steward occupe-t-il dans la gouvernance des données publiques ?

La gouvernance de la donnée repose sur une organisation complémentaire : la définition des règles par les métiers, leur mise en œuvre par le Data Steward et le pilotage stratégique assuré par les administrateurs ministériels.

Data Steward, Data Owner, administrateur des données : qui décide de la qualité et qui la tient ?

La gestion des données s'articule autour de responsabilités distinctes.

1. Le Data Owner (responsable métier) définit les règles d'usage, le niveau de qualité attendu et la politique d'accès.
2. Le Data Steward assure l’application opérationnelle de ces directives, la documentation et le traitement des erreurs.

Consultez notre guide dédié à l’organisation de la qualité des données dans le SI pour approfondir ce modèle.

Au niveau ministériel, la circulaire n° 6264/SG du 27 avril 2021 a institutionnalisé la fonction d’administrateur ministériel des données, des algorithmes et des codes sources, sous la coordination de la Direction interministérielle du numérique (DINUM).

Ces administrateurs pilotent la cartographie des bases de données, définissent la stratégie d'ouverture et animent le réseau de référents. Pour en savoir plus sur cette structuration, retrouvez notre article sur la gouvernance des données.

En quoi le Data Steward diffère-t-il du délégué à la protection des données ?

Bien que complémentaires, le Data Steward et le Délégué à la Protection des Données (DPO) couvrent des périmètres différents : le DPO veille à la conformité juridique des traitements personnels, tandis que le Data Steward garantit la précision et la qualité technique des informations exploitées.

La désignation d'un DPO constitue une obligation légale pour tout organisme public (article 37.1.a du RGPD), alors que le rôle de Data Steward relève d'un choix d'organisation interne visant la performance opérationnelle.

Ces deux fonctions travaillent en étroite concertation avec les responsables de la sécurité des systèmes d'information (RSSI).

Une parfaite conformité aux exigences du RGPD n'assure pas systématiquement l'exactitude des données stockées dans les applications métier : la conformité réglementaire et le contrôle qualité restent deux démarches distinctes.

Qui contrôle la fiabilité des données de référence au-dessus du Data Steward ?

La mise à disposition des données de référence est soumise à des conditions strictes de fiabilité, de disponibilité et de sécurité définies par arrêté interministériel (article R321-7 du CRPA).

L’article R321-8 confie aux services de l'État la coordination globale et la surveillance continue des niveaux de service de ces bases de référence.

Les administrations productrices s'engagent ainsi à maintenir un niveau de qualité contrôlé et opposable.

Comment une administration installe-t-elle la compétence qualité des données ?

L'intégration des missions de gestion de la qualité des données s'effectue généralement soit par la création d'un poste dédié, soit par la montée en compétences d'agents déjà en poste au sein des directions SI ou opérationnelles.

Faut-il créer un poste ou confier la qualité des données à un agent en place ?

Au sein des ministères, la fonction d'administrateur des données est fréquemment confiée à des responsables déjà en charge de missions d'organisation ou de modernisation des SI.

Les collectivités et établissements publics peuvent adopter une démarche similaire en confiant la fonction de référent data à un collaborateur existant, formalisant sa feuille de route sans alourdir la masse salariale.

Pour éviter tout risque de dilution des tâches, l'organisation doit désigner explicitement un référent data et formaliser sa lettre de mission. Cette clarification permet d'attribuer clairement le suivi de la qualité aux agents en place, sans ambiguïté sur la répartition des responsabilités au quotidien.

Les orientations et critères de qualité restent définis par les métiers, qui possèdent la connaissance fonctionnelle des enjeux.

Quelles compétences techniques ce travail demande-t-il ?

Sur le plan technique, le Data Steward s'appuie sur des compétences accessibles et très opérationnelles : savoir explorer une base de données, définir des règles de validation simples, créer des tableaux de bord de suivi de la qualité et automatiser la détection des erreurs fréquentes (doublons, champs manquants ou formats incorrects).

Pour les agents disposant déjà d'un socle technique en SGBD ou reporting, le développement des compétences portera sur la mise en place de contrôles automatisés, la création de dictionnaires de données et le suivi des indicateurs de qualité.

Quelles premières actions mener en termes de qualité de ses données ?

La démarche de structuration de la donnée au sein d'un organisme suit une méthodologie progressive :

• Cartographier les données : Recenser l'ensemble des données produites, traitées ou hébergées.
• Cataloguer les actifs : Structurer les métadonnées et faciliter leur accessibilité interne ou publique.
• Évaluer les besoins de compétences : Identifier les écarts de maîtrise technique au sein des équipes.
• Déployer le plan de formation : Mettre en œuvre une montée en compétences adaptée en lien avec la DRH.

L'inventaire préalable est indispensable avant tout investissement outillé, afin d'adapter les solutions d'administration aux besoins réels. Pour approfondir le volet technique, consultez notre article sur les bases de données dans le secteur public.

Comment accompagner l’évolution de votre administration avec ib Cegos ?

Dans le secteur public, la gouvernance de la donnée dépasse le cadre de la simple optimisation opérationnelle pour s'inscrire au cœur des obligations réglementaires. Qu'il s'agisse des bases de référence ou des flux échangés entre administrations, la qualité de l'information conditionne directement l'efficacité de l'action publique et la protection des droits des usagers.

Le Data Steward constitue la cheville ouvrière de cette démarche : il garantit la cohérence, l'exactitude et la pérennité des actifs data. Formalisée au sein des référentiels de la fonction publique, cette mission répond à des besoins métiers bien identifiés au sein des administrations et des collectivités.

Structurer la gestion des données constitue une étape clé pour toute organisation publique souhaitant moderniser son fonctionnement et sécuriser ses traitements d'information.

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